Verkkolaskut.fi aloitusopas

Verkkolaskut.fi on nopea ja helppo ottaa käyttöön. Tässä artikkelissa käydään läpi ohjelmiston käyttöönottoa ja kuinka voit aloittaa laskuttamisen palvelulla.

Huomioithan että käyttöönottoa varten sinun tulee ensin rekisteröityä palveluun ja suorittaa yrityksen vahvistaminen.

Käyttöönotto vaiheittain

1. Tarkista ja käy läpi asetukset

Kun yritys on rekisteröity ja vahvistettu, on verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen mahdollista. Ennen laskuttamisen aloittamista on hyvä käydä läpi vähintään perusasetukset.

Ohjelman ylälaidasta löytyvän Asetukset -painikkeen takaa kannattaa tarkastaa ainakin seuraavat sivut:

• Yrityksen perustiedot- sivulla saat asetettua yrityksesi yhteystiedot, jotka tulevat näkyviin tekemillesi laskuille. Laskutustiedot-kohdassa voit määritellä ne osoitetiedot, johon haluat vastaanottaa meiltä Verkkolaskut.fi:n käytöstä muodostuvan laskun.
• Pankkitilit-sivulla määritellään yrityksesi pankkitili(t) jotka näkyvät myös laskutulosteella. Laskua luodessasi saat valittua, mitkä tilit kyseisellä laskulla ovat näkyvissä.
• Mikäli tarvetta on useammalle käyttäjälle, tulee heille luoda omat käyttäjätunnukset sivulla Yrityksen käyttäjät.
• Jos käytössänne on aputoiminimiä, niiden tiedot saat täydennettyä sivulla Aputoiminimet.
• Laskutuksen asetukset-sivulla saat määriteltyä miten haluat laskunumeron ja viitenumeron muodostuvan, sekä mikä on laskuilla käytetty huomautuskulu ja viivästyskorko.
  • Saat myös valittua, käytätkö laskutulosteena perinteistä laskupohjaa vai tilisiirtoa.
  • Laskutulosteelle on mahdollista lisätä yrityksesi oma logo.
  • Kun asiakastietoja tallennetaan palveluun, on numerointi automaattisesti juokseva. Saat halutessasi muokattua seuraavaa asiakasnumeroa, josta numerointi lähtee.
  • Kirjanpitäjälle tai muulle haluamallesi yhteyshenkilölle on mahdollista saada lähtemään palvelusta automaattisesti kopio myynti- ja/tai ostolaskuista. 

2. Luo asiakas ja täytä tarvittavat tiedot

Kun asetukset on katsottu läpi, voidaan aloittaa laskuttaminen. Laskutus kannattaa aloittaa syöttämällä laskutettavan asiakkaan tiedot ohjelmaan.

Voit syöttää asiakastiedot suoraan asiakasrekisteriin klikkaamalla ohjelman ylälaidasta Laskut ja vielä Asiakkaat, sekä valitsemalla avautuvalta sivulta Uusi asiakas -painikkeen. Halutessasi voit siirtyä suoraan Laskut -> Uusi lasku ja täyttää asiakastiedot laskun kirjausnäkymässä.

3. Luo ja lähetä lasku

Saat luotua laskun kohdasta Laskut -> Uusi lasku. 

1. Lisää laskulle asiakastiedot - Klikkaamalla "asiakas" -kenttää ohjelma näyttää asiakasrekisteriin perustetut asiakkaat, valittavissa myös Uusi asiakas.
2. Täytä laskun muut tiedot - Viitteet, maksuehto, kirjaustapa, valuutta, saate-teksti..
3. Lisää laskurivit - Tuotteita ei ole pakko perustaa tuoterekisteriin sillä laskurivit voi kirjoittaa myös käsin. Tuotteiden tallentaminen voi kuitenkin olla hyvä idea, jos laskutat usein samoja tuotteita tai palveluja. 
4. Lähetä lasku haluamaasi reittiä pitkin - Tulosta -painikkeella saat tulostettua laskun PDF-tiedostoksi, jonka voit edelleen tulostaa paperille tai lähettää esim. Omalla sähköpostiohjelmallasi eteenpäin. Ohjelmasta on myös mahdollista lähettää sähköpostilaskuja suoraan Lähetä sähköpostilla -painikkeella.

Mikäli laskutat säännöllisesti samaa asiaa, kuten liiketilan vuokraa tai siivouspalvelua, voit luoda toistuvaislaskun. Laskun muodostuksessa on mahdollista käyttää tiettyjä muuttujia, joilla saat saate-kenttään tiedon, mitä aikaväliä lasku koskee. 

4. Tutustu myös lisäpalveluihin

• Maventa-asetuksissa voit kytkeä verkkolaskujen vastaanoton päälle. Saapuvista laskuista on myös mahdollista tilata ilmoitus sähköpostiin. Kun laskujen vastaanotto on päällä, saat ladattua toimittajille valmiin tiedotteen, jolla voit kertoa verkkolaskuosoitteesi. 
• Reskontravahti - Visma Amilin tarjoama palvelu joka automatisoi saatavienhallintasi. Palvelu sisältää automaattisen maksuvalvonnan, maksuhuomautusten lähettämisen ja perintätoimenpiteet. 
• Noja Rahoitus - Noja Rahoituksen myyntilaskurahoitus rahoittaa laskusta sovitun osuuden heti laskun tekohetkellä ja tilittää rahat yrityksellesi jopa samana päivänä. Käytettävissä vain reskontravahtiasiakkaille. 
• Lisäksi voit ottaa käyttöösi tulostuspalvelun, jolla saat ulkoistettua laskujen tulostuksen ja postittamisen.
• Ottamalla käyttöösi myös skannitilin, saat vastaanotettua sinulle myös postitse ja sähköpostitse saapuvat ostolaskut sähköisinä.
• Jos lähetät laskuja sähköpostilla, on laskulle mahdollista lisätä maksupainike. Maksupainikkeen avulla asiakas voi maksaa laskun helposti ja turvallisesti esimerkiksi Mobile Paylla. Kun maksaminen on helppoa, niin suoritukset tulevat nopeammin ja varmemmin. 
• Verkkolaskut.fi-palvelun kautta on mahdollista tarkistaa asiakkaan luottotiedot ja riskimittari jo myyntiprosessin alussa. Näin voit ehkäistä maksumuistutusten ja perinnän tarvetta.

Voinko liittää olemassa olevan Maventa-tilin Verkkolaskut.fi-palveluun?

Kyllä, olemassa olevan Maventa-tilin liittäminen Verkkolaskut.fi-palveluun on mahdollista, mutta tämä ei tapahdu automaattisesti käyttöönoton yhteydessä.

Liittäminen vaatii aina tuen toimenpiteitä. Mikäli haluat käyttää nykyistä Maventa-tiliäsi Verkkolaskut.fi-palvelussa, lähetä meille viestiä osoitteeseen helpdesk@passeli.com.

Tuen kautta sinulle toimitetaan Visma Sign -allekirjoituslomake, joka tulee allekirjoittaa vahvalla tunnistautumisella. Kun allekirjoitus on tehty, tuki hoitaa Maventa-tilin liittämisen palveluun.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei