Laskuhallinta

Laskuhallinta -sivulta näet kaikki järjestelmällä tehdyt laskut, niihin liittyvät toiminnot sekä laskuihin liittyvät tapahtumat.

Sivulle pääset klikkaamalla ohjelman yläosasta Laskut, ja edelleen tarvittaessa Laskuhallinta. Tämä on ensimmäisenä aukeava sivu kun klikkaa ylävalikon Laskut -painiketta, eli alavalikon klikkausta ei välttämättä erikseen tarvita. 

Laskuhallinta -sivun asettelu

Laskuhallinta -sivu listaa kaikki järjestelmällä tehdyt laskut taulukkonäkymässä, omina riveinään. Taulukossa on lisäksi eri välilehtiä jotka helpottavat tiedon etsimistä.

Taulukkonäkymästä on mahdollista myös etsiä laskuja (oikean yläkulman etsi -kenttä), rajata taulukossa näkyvien laskujen määrää (keskellä ylhäällä pudotusvalikko) sekä luoda uusia laskuja (vasemman yläkulman Uusi lasku -painike).

Sarakkeiden otsikkoja klikkaamalla on myös mahdollista järjestellä taulukon sisältöä, taulukon sarakkeet ovat Lasku no, Päiväys, Asiakas, Asiakasnumero, Tyyppi, Eräpäivä, Tila, Lähetyksen tila, Avoin summa sekä Laskun summa. Lisäksi laskuille on rivikohtaisia toimintoja.

Laskuhallinta -taulukon rivikohtaiset toiminnot

Taulukossa jokaisella rivillä on valittavissa rivi/laskukohtaiset toiminnot;

• Muokkaa/Katsele: Riippuen laskun lähetyksen tilasta, näkyvissä on joko Muokkaa (kynän kuva) tai Katsele (silmän kuva). Jos Lähetyksen tila on "ei lähetetty", on lasku vielä muokattavissa. Muissa tapauksissa laskua ei voi enää muokata vaan tulee tehdä hyvityslasku + uusi lasku.
• Tulosta: Jokainen lasku on tallennettavissa PDF-tiedostoksi, tulostimen kuvasta klikatessa. Todella hyödyllinen toiminto jos tarvitset laskuista kopioita jälkikäteen.
• Kirjaa suoritus: Laskulle suorituksen kirjaaminen, euromerkillä kuvattu.

Laskun lisätiedot sekä muut toiminnot

Voit klikata taulukossa mitä tahansa riviä (laskua), jolloin kyseinen lasku korostetaan ja "eskaloidaan" taulukossa tarkempaa tarkastelua varten. Jos haluat varsinaiseen laskun muokkausnäkymään, tulee sinun klikata nimenomaan laskuriviltä kynän kuvaketta (muokkaus).

Avautuvassa lisätiedot -näkymässä on kolme välilehteä, Laskun lisätiedot, Tapahtumat sekä Sisäiset kommentit.

• Laskun lisätiedot: Oletuksena avautuva välilehti. Välilehden informatiivisia tietoja ovat asiakasnumero, asiakas, osoite, sähköposti, viitenumero, viitteemme, laskun tila sekä avoin summa.
  • Laskun lisätiedot -välilehdellä on vielä valittavissa toimintoja laskulle. Tätä kautta valittavissa on toiminnot Lähetä, Kopioi, Hyvityslasku, Luo toistuvaislasku, Kirjaa suoritus, Luo maksumuistutus, Luottotappio sekä Poista lasku.
• Tapahtumat: Näytetään laskun käsittelyyn liittyviä tapahtumia, kuten luomispäivä, tulostusajankohta sekä lähetysajankohta.
• Sisäiset kommentit: Laskulle kirjatut sisäiset kommentit, tätä kautta voit myös kirjata uusia sisäisiä kommentteja laskulle.

Reskontravahdin käyttäjille täällä näkyy myös toimeksiannon tila sekä toiminto Avaa toimeksiannon tiedot.

Laskuhallinta -taulukon välilehdet:

• Kaikki: Kaikki järjestelmään syötetyt laskut.
• Keskeneräiset: Kaikki laskut joiden tila on "keskeneräinen" (lasku on luotu, muttei lähetetty tai tulostettu)
• Avoimet: Kaikki laskut joiden tila on "avoin" (lasku on lähetetty mutta ei suoritettu)
• Erääntyneet: Kaikki laskut joiden eräpäivä on menneisyydessä, mutta laskulle ei ole merkattu suoritusta.
• Muistutetut: Kaikki laskut joista on luotu maksumuistutus.
• Maksetut: Kaikki "maksettu" -tilassa olevat laskut

Laskun tilat

• Keskeneräinen: Lasku on luotu ja tallennettu, muttei vielä lähetetty tai tulostettu.
• Avoin: Lasku on lähetetty tai tulostettu, muttei merkattu suoritetuksi.
• Osasuoritettu: Laskuun on merkattu suoritus joka oli pienempi kuin laskun avoin summa.
• Maksettu: Laskun avoin summa on suoritettu kokonaisuudessaan.

Keskeneräinen tai maksettu -tilassa oleviin laskuihin ei voi merkata suorituksia.

Lähetyksen tilat

• Ei lähetetty: Laskua ei ole lähetetty verkkolaskut.fi -palvelun kautta
• Odottaa: Kun lasku lähetetään verkkolaskuna, se saa Maventalta odottaa -tilan käsittelyn ajaksi (~15-30min)
• Virhe: Mikäli laskua ei syystä tai toisesta voida lähettää, sen lähetyksen tilaksi vaihtuu virhe (Jolloin saat tarkemmat virheen tiedot klikkaamalla laskua laskuhallinnassa -> Laskun lähetyksen tiedot)
• Lähetetty: Lasku on lähetetty Maventaan (verkkolasku tai tulostuspalvelu)
• Toimitettu: Lasku on lähetetty sähköpostilla suoraan ohjelmasta (verkkolaskut.fi oma sähköpostinvälittäjä)

Jos olet siis tallentanut laskun PDF-tiedostoksi ja lähettänyt omalla sähköpostilla, niin lähetyksen tila on silloinkin Ei lähetetty mutta lasku itsessään muuttuu Avoin -tilaan, jolloin siihen on kirjattavissa suorituksia. 

Usein kysyttyä

Laskuni on "odottaa" -tilassa, miksi?

Jokainen Maventaan lähetetty verkkolasku saa "odottaa" -tilan, kunnes automaatio on löytänyt sen vastaanottajan + validoinut verkkolaskuaineiston. Yleensä tämä vie n. 15-30 minuuttia.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei