Skannauspalvelu on Maventan tarjoama lisäpalvelu, jonka avulla paperisena tai sähköpostitse (PDF) saapuvat ostolaskut muutetaan sähköisiksi verkkolaskuiksi. Palvelun käyttöönotto luo yritykselle Skannitilin.
Palvelun avulla voit keskittää kaikkien ostolaskujen vastaanoton yhteen järjestelmään (Verkkolaskut.fi), riippumatta siitä, missä muodossa tavarantoimittaja laskun lähettää. Skannauspalvelu siis mahdollistaa sähköpostilaskujen ja paperilaskujen vastaanottamisen ohjelmaan.
Miten palvelu toimii?
Lähetys: Toimittaja lähettää laskun skannauspalvelun osoitteeseen (joko postitse tai sähköpostitse).
Digitointi: Maventa skannaa laskun ja tulkitsee siitä perustiedot koneellisesti.
Toimitus: Laskun tiedot ja alkuperäinen kuva siirtyvät Verkkolaskut.fi-palvelun Ostolaskut-näkymään.
Aikataulu: Sähköpostitse lähetetyt laskut saapuvat yleensä seuraavana arkipäivänä. Paperilaskuissa huomioidaan postin kulku + käsittelyaika.
Skannauspalvelun käyttöönotto
Skannauspalvelu otetaan käyttöön ohjelman asetuksista.
Siirry kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset.
Etsi alaotsikko Verkkolaskujen vastaanotto ja sieltä valintaruutu otsikolla Skannauspalvelu.
Vaihda valinta muotoon Kyllä.
Täytä sivun alareunassa oleva Skannitilin palautusosoite (katso kohta "Palautusosoite" alla).
Tallenna muutokset vihreästä Tallenna -painikkeesta.
Skannauspalvelun osoitetiedot: Kuka lähettää ja minne?
Skannauspalvelussa on kaksi kriittistä osoitetietoa, joita ei saa sekoittaa keskenään.
1. Skannitilin osoitetiedot (Laskutusosoitteet) Nämä ovat osoitteet, jotka annat tavarantoimittajille. Laskut lähetetään näihin osoitteisiin, jotta ne saapuvat ohjelmaan. Näet nämä Maventa-asetukset -sivulla harmaina (lukittuina) kenttinä, kun palvelu on aktivoitu.
Sähköpostilaskut: Muotoa
[email protected](tai vastaava).Paperilaskut: Postiosoite, johon paperiset laskut ohjataan (PL-osoite).
2. Skannitilin palautusosoite Tämä on oma osoitteesi, joka sinun tulee syöttää asetuksiin palvelua avattaessa.
Tähän osoitteeseen Maventa postittaa materiaalin, jota ei voida skannata (esim. mainokset, maksumuistutukset tai epäselvät dokumentit).
Tärkeää: Pidä tämä osoite aina ajan tasalla, jotta tärkeät kirjeet (kuten perintäkirjeet) eivät katoa.
Mitä tietoja laskulta luetaan?
Skannauspalvelu tulkitsee laskun kuvalta automaattisesti seuraavat kentät verkkolaskumuotoon:
Laskun tyyppi
Laskun numero
Päiväys ja eräpäivä
Verollinen summa ja ALV-summa
Viitenumero ja viitteenne
Sarjanumero
Lähettäjän Y-tunnus ja nimi
IBAN-tilinumero ja valuutta
Skannauspalvelun rajoitukset ja ohjeet lähettäjälle
Jotta laskut käsitellään onnistuneesti, toimittajia kannattaa ohjeistaa seuraavasti:
Vain laskuja: Skannausosoitteisiin saa lähettää vain laskuja. Muu materiaali hylätään automaatiossa ja postitetaan palautusosoitteeseen.
Yksi tiedosto = Yksi lasku: Sähköpostiskannauksessa yhden PDF-tiedoston tulee sisältää vain yksi lasku ja sen liitteet.
Selkeys: Laskun tietojen tulee olla koneellisesti luettavissa. Käsin kirjoitetut laskut aiheuttavat usein tulkintavirheitä.