Tämä ohje auttaa ymmärtämään, miten Verkkolaskut.fi-ohjelmaan syötetyt tiedot sijoittuvat sähköisen laskun (Finvoice) XML-aineiston kenttiin. Ohje on hyödyllinen erityisesti silloin, kun laskun vastaanottajalla on erityisvaatimuksia tiettyjen kenttien käytöstä.
Laskun tekniset kentät ja niiden sijainti
Seuraavassa listauksessa on esitetty yleisimmät Finvoice-kentät ja niitä vastaavat kohdat ohjelman käyttöliittymässä:
Asiakkaan verkkolaskuosoite (
<ToIdentifier>): Syötetään asiakaskortille tai laskun tietoihin kohtaan Verkkolaskuosoite.Asiakkaan verkkolaskuoperaattori (
<ToIntermediator>): Valitaan asiakaskortilla tai laskun tiedoissa kohdassa Operaattori.Myyjän viite (
<SellerReferenceIdentifier>): Syötetään laskun kirjausnäkymässä kohtaan Viitteemme.Ostajan viite (
<BuyerReferenceIdentifier>): Syötetään laskun kirjausnäkymässä kohtaan Viitteenne.Tilausnumero tai työnumero (
<OrderIdentifier>): Syötetään laskun kirjausnäkymässä kohtaan Tilausnumero.Laskun vapaamuotoinen saate (
<InvoiceFreeText>): Syötetään laskun kirjausnäkymässä kohtaan Saate.
Myyjän (sinun) pakolliset tiedot
Verkkolaskustandardi vaatii, että tietyt myyjän perustiedot ovat aina mukana aineistossa. Jos nämä puuttuvat, lasku voi jäädä virhetilaan:
Myyjän ALV-tunnus (
BT-31/BT-32): Haetaan kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> ALV-tunnus. Tunnuksen on alettava maakoodilla (esim. FI) ilman välilyöntejä tai viivoja.Pankin BIC-tunnus (
EpiBfiIdentifier): Haetaan kohdasta Asetukset -> Pankkitilit. Tämä on pakollinen tieto kaikille verkkolaskuille.
Ohjeita kenttien soveltamiseen
Finvoice-standardin kenttiä voi usein soveltaa joustavasti asiakkaan toiveiden mukaan. Verkkolaskut.fi-ohjelmassa on hyvä huomioida seuraavat käytännöt:
Viitteemme, Viitteenne ja Tilausnumero: Nämä ovat vapaamuotoisia kenttiä, joita voi soveltaa tarpeen mukaan. Jos asiakas pyytää esimerkiksi "yhteyshenkilöä" tai "projektitunnistetta" tekniseen kenttään, kokeile ensisijaisesti Viitteenne- tai Tilausnumero-kenttiä.
Tilausnumero (
OrderIdentifier): Vaikka kentän nimi on tilausnumero, tähän kenttään syötetään usein myös työnumerot tai sopimusnumerot, mikäli vastaanottajan järjestelmä vaatii tiedon nimenomaan tilausnumeron paikalle.Saate (
InvoiceFreeText): Tämä kenttä on tarkoitettu vapaalle tekstille, joka näkyy laskun esikatselussa ja tulosteella. Se on hyvä paikka tiedolle, jolla ei ole muuta määrättyä teknistä kenttää.
Usein kysyttyä
Asiakkaani pyytää työnumeroa OrderIdentifier-kenttään. Mihin syötän tiedon?
Syötä työnumero laskun kirjausnäkymässä kohtaan Tilausnumero. Ohjelma sijoittaa tämän tiedon automaattisesti laskuaineiston <OrderIdentifier>-kenttään.
Mistä löydän tekniset virhetiedot, jos lasku jää "Virhe"-tilaan?
Klikkaa laskua Laskuhallinnassa kerran, jolloin sen lisätiedot avautuvat. Valitse kohta "Laskun lähetyksen tiedot" nähdäksesi tarkemman virheilmoituksen.